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Cómo enfrentar y analizar los cuellos de botella empresariales

Autor febrero 13, 2019 No Comments

Todos nos hemos enfrentado a los tormentoso cuellos de botella dentro los procesos de nuestro negocio y en ocasiones nos dejamos llevar tanto por ellos que entramos a pique.

Pero basta con hacer cinco sencillas preguntas para sacar las conclusiones necesarias y resolver estos embrollos a los que nos enfrentamos en algún momento.

Veamos si podemos ayudarte con las siguientes preguntas:

¿Qué proceso esta detenido debido al cuello de botella?

Lo primero que se debe identificar es en dónde se esta presentando este embudo y buscar los componentes del proceso qué se están registrando.

Generalmente se dividen en 3:

Información: para dar continuidad al proceso, alguien o algún sistema necesita una información para tomar una decisión o proceder de la manera correcta. Por ejemplo: para realizar una autorización el gestor necesita un acceso a un sistema de información para hacer la aprobación. Si no dispone de un acceso móvil, entonces debe ir hasta la empresa para realizar la actividad.

Producto: la producción de un ítem está restringida por algún factor, que analizaremos más adelante.

Servicio: la entrega de un servicio está sufriendo restricciones y hay que descubrir esta causa.

Una vez logres identificar que componentes son los que se están afectando las siguientes preguntas aclararán mejor el panorama.

¿Qué esta provocando el cuello de botella?

Existes tres factores que causen los cuellos de botella. Identificar los motivos te permitirá identificar las causas de este inconveniente.

Las personas: entrenamiento inadecuado, faltas constantes al trabajo, retrasos en el trabajo, formación profesional inadecuada, selección de personal ineficiente y otras.

Sistemas: el sistema tiene fallas, es obsoleto, no es compatible con los hardwares, es de difícil utilización o, incluso, no existe un sistema, hay que adquirir uno.

Organizacional: la falta de objetivos claros, la jerarquía confusa, la cultura inadecuada de la empresa, fallas en la dirección, un clima nocivo en la organización, la falta de planificación estratégica y otras causas similares.

Te recomendamos prestar atención a está inquietud, pues este análisis te permitirá identificar los motivos que llevan a cada factor a desembocar en el embudo. Vale aclarar que puede ser uno o vario de ellos dependiendo el caso.

¿El cuello de botella se está presentando por la restricción de algún recurso?

Evaluar el rendimiento de los recursos de tu organización es importante. Generalmente existen tres tipos de recursos que pueden influir y pueden ser insuficiente en ocasiones para que se generen los cuellos de botella.

Recursos humanos: falta de personal.

Recursos sistémicos: falta de sistemas que integren la complejidad del proceso, o que lo integren de forma adecuada

Equipamiento: insuficiencia de máquinas y hardware.

 

Ahora que tienes claros los elementos más amplios de las causas de un cuello de botella, es hora de centrar la atención a cuestionamientos más específicos al problema que enfrenta tu negocio, veamos:

¿Un hand-off esta ocasionando el cuello de botella?

el hand.off es una de las fases más comunes a la hora de presentarse un cuello de botella durante un proceso.

Generalmente cuando hay necesidad de un intercambio de información entre personas o sistemas. Suele suceder, que durante el proceso de este intercambio se generen riezgos que produzcan demoras o fallas que causan dichos embudos.

¿Aprobaciones excesivas?

En una cadena de aprobaciones complejas, basta un participante estar de vacaciones y todo el rendimiento del proceso se compromete.

Además, cuando realizamos el diseño del proceso necesitamos tener en mente que los gestores son personas ocupadas y a pesar de todas las exigencias de controles, necesitamos prever situaciones de redundancia para eludir los cuellos.

 

Sabemos que aunque te estamos dando una guía, en este momento estén surgiendo dudas para identificar puntualmente las causas de tu embudo, así que junto con los expertos de Business Applications Colombia identificaremos no solo el inconveniente, sino además le daremos solución.