blog

Cómo funciona la automatización en la oficina

Autor febrero 5, 2019 No Comments

Para nadie es un secreto que la tecnología a cambiado radicalmente el manejo interno de las oficinas. Sin embargo, ahora es cada vez es más frecuente oír el termino automatización empresarial. ¿qué es?

Lo primero que hay que comprender es que automatización va más allá de eliminar los documentos físicos; aunque la implementación de herramientas en línea favorece a la eliminación del papeleo, eso no es la automatización empresarial.

En palabras técnicas, este concepto implica el uso de herramientas informáticas, software y aplicaciones, con el fin de crear, almacenar, manipular y retransmitir por medios digitales la información necesaria para realizar con más efectividad las tareas y cumplimiento de los objetivos de las organizaciones.

Para ser más claros, el objetivo de iniciar un proceso de automatización empresarial es aprender a administrar la información y recursos tecnológicos y humanos por medio de la estructuración de flujos claros de trabajo, y así mejorar el rendimiento de la organización.

Puede que en esta fase estés pensando en que estos sistemas ya los has implementado, pero déjanos decirte que los correos electrónicos o planillas de control no hacen parte de este proceso.

El objetivo es reunir y organizar todo en una única plataforma para facilitar la entrega de los trabajos dentro del plazo, ayudar a optimizar los procedimientos ya existentes y definir una rutina de trabajo ágil y competente.

Beneficios de la automatización empresarial

  • Mayor consistencia y agilidad en la toma de decisiones basadas en los datos.
  • Mayor control del proceso, pues las personas harán lo correcto en el momento oportuno, aumentando la productividad;
  • Mayor seguridad de la información, mediante la creación de bases de datos para indicadores, paneles de gestión, estadísticas y métricas de desempeño del proceso;
  • Mayor aprovechamiento de las horas de trabajo, debido a la reducción del tiempo de procesamiento de las actividades y de los errores manuales;
  • Mayor facilidad para establecer prioridades, por medio del control de plazos y envío de alertas;
  • Mayor transparencia, pues el gestor y el solicitante podrán acompañar todas las solicitudes en tiempo real;
  • Posibilidad de delegar y acompañar la tarea de cada funcionario;
  • Mayor capacidad para rastrear responsabilidades;