blog

El correo electrónico NO es un medio de control empresarial

Autor julio 26, 2018 No Comments
Correo, BAC , blog

El correo electrónico NO es un medio de control empresarial

Es increíble hasta qué punto las grandes empresas utilizan el correo electrónico como herramienta para controlar las tareas. Sin embargo tiene un impacto en la productividad y en la gestión de la organización, falta de transparencia, dispersión, poco seguimiento y muchos otros.

En este artículo te mostraremos a lo que se enfrentan las empresas a la hora de organizar las tareas por medio del correo electrónico y qué debes evitar al máximo para darle una mejor productividad a este tipo de herramienta.

1 Información obsoleta

Cuando la información de la organización se atiende por medio del correo electrónico, sucede que el cliente no tiene la posibilidad de consultar la información más allá de lo que la empresa le puede ofrecer. Para el consumidor se convierte en algo frustrante. Además el gran intercambio de mensajes puede hacer que la información se pierda, tergiverse o simplemente pierda interés.

Para la compañía esto resulta siendo desgastante, pues se consume mucho tiempo, energía y esto puede afectar la productividad de la misma.  

2 Falta de seguridad de la información

Cuando se utiliza este tipo de herramienta de comunicación cualquiera puede ser la persona que aprueba, ¿quien envía o quien recibe?. No existen un control pertinente de este medio. Un banco de datos, ninguna contraseña ni evidencia.

3 Dificultades de seguimiento

Cuando todos los mensajes, solicitudes o documentos se guardan en este tipo de medio se puede sufrir el riesgo de que toda la información allí depositada se pierda. La carga tan grande de mensajes no permite tener la capacidad de monitorear o darle un seguimiento efectivo a cada uno de ellos. Es ahí donde comienzan a surgir preocupaciones por todos aquellos documentos extraviados.

4 Imposibilidad de atribuir responsabilidades

Efectivamente cuando no se tiene un control o un monitoreo organizado de cuando se recibe un mensaje, muchas veces quien o quienes están a cargo se eximen de la responsabilidad.

5 Ausencia de alertas y plazos

Con el aumento de mensajes electrónicos, reuniones  y demás tareas de la organización es imposible tener un buen manejo de cada proceso a realizar.  

6 No existen indicadores de rendimiento

Los mensajes electrónicos no crean una base de datos. Por ello, se encuentra imposible calcular el rendimiento del equipo o del proceso. Cuando aparece este inconveniente muchos optan por realizar planillas, listados y demás “soluciones” donde se pierde muchísimas horas e información que probablemente puede ser dudosa.

7 Dificultad de definir prioridades

Es imposible definir prioridades cuando no se tiene en claro ciertos puntos:

  • Cuál es la situación.
  • Quién es el responsable.
  • Cuál es el plazo.

La mayoría de las veces en las organizaciones el inconveniente no es la falta de tiempo, sino saber lo que se debe hacer, colocando plazos, siendo organizados y teniendo un control efectivo.

8 Falta de disciplina

Si no se tiene un control, eso impedirá la atribución de realizar las tareas de manera correcta. Así, es imposible responder con efectividad y productividad. Por eso, las personas tienen la tendencia de dar soluciones inmediatas, que pueden tener cierto impacto dentro de algunas semanas o meses.

9 Gran incidencia de errores

Sin control, sin transparencia y otros problemas, los errores son inevitables y crecen exponencialmente.

10 Creer que es bastante con documentar el proceso

Documentar el  proceso puede funcionar siempre y cuando haya un monitoreo y seguimiento. No obstante, si no se tiene un proceso efectivo, todo vuelve a lo “normal”. Esto puede ser perjudicial para la empresa debido a que pueden perder credibilidad, la oportunidad de nuevos negocios o proyectos, insatisfacción del cliente, etc.

Para una compañía tener un proceso, un monitoreo efectivo para este tipo de herramienta es muy importante. Sin embargo, se debe tener en cuenta que en la empresa no puede existir un único paso que dependa solo del correo electrónico, volveríamos al inconveniente inicial.

La solución a este inconveniente es tener un Sistema de planificación de Recursos Empresariales donde se definan los procesos y exista la seguridad que se realizará completamente. Es decir, procesos sencillos, con pocas actividades, y a medida que esto vaya progresando ir adquiriendo más tareas y controles. Por supuesto tener más alternativas de herramientas tecnológicas, plataformas, etc.