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Pasos para el análisis de proceso de negocio

Qué debo entender del análisis de procesos de negocio para aplicarlo

Cuando se inicia un proceso de cambio dentro de los negocios, es importe conocer, comprender y analizar las ventajas, beneficios y riesgos a los que se enfrente la empresa al tomar cualquier tipo de decisión. No es posible emprender cualquier estrategia sin antes haber evaluado los factores internos y externos que se involucran en el desarrollo del mismo.

Se podría llegar a pensar que es un proceso complejo y poco eficiente por la cantidad de tiempo que puede tomar, sin embargo, es en este punto en que las técnicas de análisis intervienen permitiendo entender a detalle los procesos del negocio, construir una base solida para perfeccionar.

El objetivo del análisis es revisar y comprender a detalle los procesos del negocio, busca entender todos los entornos del mismo, elementos externos, internos, procedimientos, controles, involucrados, datos, herramientas y sus resultados. Intenta controlar tiempos, costos, capacidad y por su puesto calidad en los procesos.

Para poder obtener resultados exitosos es importante tener en cuenta los siguientes pasos para promover una continua.

1- IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

El primer paso es identificar plenamente los procesos que necesitan mejoras, esto se hace jerarquizando por etapas aquellos que más contribuyen al objetivo general de la empresa. A estos hay que darles prioridad, pues si son los que están causado estancamiento es necesario intervenirlos con prontitud.

¿Cómo se hace?

Business Applicactions Colombia, recomienda la metodología de negocio sugerida por Peter Druker quien con cinco preguntas sencillas que guía el análisis a identificar cuáles son los procesos con prioridad de trabajo.

  1. ¿Cuál es nuestra misión?
  2. ¿Quién es nuestro cliente?
  3. ¿Qué valoriza el cliente?
  4. ¿Cuáles son nuestros resultados?
  5. ¿Cuál es nuestro plan?

2- ESTABLECER Y CONFIAR EN EL EQUIPO

Desarrollar el análisis de la mano de quienes ya lo conocen de cerca, es primordial, los colaboradores conocen de mano el paso a paso, información relevante, metas y lo más importante los obstáculos que se presentan dentro de cada área.

  • Los líderes que están relacionados con los procesos elegidos.
  • Los empleados que estén motivados con la posibilidad de mejora.
  • Un patrocinador del proceso, preferiblemente de la alta dirección de la empresa para potenciar al personal.
  • Los empleados de primera línea que se ocupan con el proceso en su día a día.

3- DIAGRAMAS DE TRABAJO

Diseñar un diagrama de procesos es una de las etapas más importantes de la metodología, paso a paso permite identificar las fortalezas y debilidades de cada etapa de su negocio.

  • Definir responsables: saber quiénes son los responsables de cada proceso da control y claridad  de quienes deben responder por las tareas asignadas en el desarrollo de su estrategia.
  • Incluir un evento de inicio del proceso: todo los procesos se inician con algún evento, puede ser un correo electrónico enviado por un cliente o la llegada de una parte del proceso anterior, por ejemplo.
  • Definir tareas y relaciones: realizar un cronograma de actividades con fechas, responsables y actividades definidas, dará control total sobre las actividades que se desarrollaran durante la estrategia.
  • Finalización del proceso: es necesario definir cuando y de que manera se finalizará la implementan es primordial para que nada se salga de control, aquí deben estar las metas establecidas para poder comparar con los logros durante el desarrollo del análisis.

4- PUNTO A MEJORAR

Ya con la información necesaria recolectada, es el momento de definir cuáles son los puntos a trabajar, tenerlos claros y permitir que todos los actores involucrados en el proceso le permitirá no solo alinear la intensión de quienes colaboran en la empresa, sino homogeneizar el objetivo del negocio.

Generalmente de suelen segmentar así:

  • La interacción con los clientes
  • Actividades que agregan alto valor percibido
  • Handoffs o transferencias
  • Las reglas de negocio
  • Obstáculos

 

Desarrollando estos pasos sin duda alguna será posible recolectar la información necesaria para evaluar, resolver y atacar los obstáculos que detienen el negocio desde su punto de partida con fundamentos claros y soportados por datos. Con este método es posible controlar los factores de riesgo de la organización y así guiarla hacia el cumplimiento del objetivo principal.